KRRiT - Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji

Zapytanie ofertowe na usługę Asysty Technicznej i Konserwacji Systemu Obiegu Spraw i Dokumentów EOSID

Zapytanie ofertowe
na usługę Asysty Technicznej i Konserwacji  Systemu Obiegu Spraw i Dokumentów EOSID
 
1.          Zamawiający

1.1   Zamawiający: Biuro Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji
Adres Zamawiającego:
Biuro Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji
Skwer kard. S. Wyszyńskiego 9
01-015 Warszawa
 
Godziny pracy Zamawiającego:        poniedziałek – piątek        8¹⁵ – 16¹⁵ 

1.2   Osobami upoważnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielenia wyjaśnień są:

•   Pan Paweł Lesinski – e-mail: Pawel.Lesinski@krrit.gov.pl.

Informacje udzielane są w dni powszednie (oprócz sobót) w godz. 9⁰⁰ – 14⁰⁰.

1.3   Korespondencja w sprawie, w tym zawiadomienia, zapytania oraz informacje, Zamawiający i Wykonawcy przekazują za pomocą poczty elektronicznej. Korespondencję do Zamawiającego należy kierować na adres poczty elektronicznej podany w pkt 1.2 powyżej Zapytania Ofertowego.

1.4   Przedmiotowe zamówienie zostanie udzielone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.), tj. bez zastosowania procedur określonych tą ustawą, bowiem wartość szacunkowa przedmiotowego zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.
 
2.         Przedmiot zamówienia:

2.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa Asysty Technicznej i Konserwacji Systemu Obiegu Spraw i Dokumentów EOSID (dalej jako System). System zbudowany jest w środowisku DotNet + SQL.

2.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera pkt 5 Zapytania ofertowego oraz Wzór Umowy wraz z załącznikami (załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego).

2.3.  Zamawiający szacuje wykorzystanie puli 667 Roboczogodzin w okresie obowiązywania Umowy. Wyżej przestawiona pula Roboczogodzin  może w trakcie obowiązywania ulec zmianie i będzie uzależniony od faktycznych potrzeb Zamawiającego. 

2.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo, do zwiększenia lub zmniejszenia w Umowie liczby Roboczogodzin określonych w pkt 2.3, w sytuacji gdy przewidziana ww. punkcie liczba Roboczogodzin pomnożona przez stawkę za jedną Roboczogodzinę zaoferowaną przez Wykonawcę oferty najkorzystniejszej okaże się odpowiednio mniejsza lub większa od kwoty jaka Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.

2.5.  Rodzaj zamówienia: usługa.
 
3.         Cel zamówienia:

3.1. Celem zamówienia jest zapewnienie bezawaryjnego korzystania z głównego Systemy Obiegu Spraw i Dokumentów Biura KRRiT (EOSID).

3.2. Tworzenie nowych funkcjonalności dla systemu na wniosek Zamawiającego.
 
4.              Warunki udziału w postępowaniu:

4.1.  O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie co najmniej trzy usługi polegające na świadczeniu usługi utrzymania lub modyfikacji lub rozwoju lub asysty technicznej i konserwacji systemu informatycznego, o wartości łącznej 240 000,00  zł brutto (słownie: dwieście czterdzieści tysięcy złotych brutto).
Uwaga:
-        W celu wykazania powyższego warunku Wykonawca nie może posłużyć się doświadczeniem innego podmiotu.
-        W przypadku kiedy wyżej wymagany przez Zamawiającego zakres usług będzie stanowił część usługi o szerszym zakresie, Wykonawca winien w wykazie usług wyodrębnić usługi,
o których mowa w powyższym warunku;
-        W przypadku usług będących w trakcie wykonywania, wymagania odnośnie: zakresu i wartości wymaganej usługi, dotyczą części kontraktu już zrealizowanego (tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania usługi do upływu terminu składania ofert) i te parametry (zakres, wartość) Wykonawca zobowiązany jest podać w wykazie usług.

4.2. W celu potwierdzenia spełnienia powyższego warunku udziału w postępowaniu należy wraz z Ofertą złożyć wykaz usług, sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 2 do Zapytania Ofertowego. Do każdej wskazanej w wykazie usługi należy dołączyć dowód potwierdzający, że wskazane w wykazie usługi,  zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane.
Jeżeli usługa wskazana w wykazie była wykonana na rzecz Zamawiającego, Wykonawca nie jest zobowiązany dołączać do wykazu dowodów, o których mowa wyżej.
Uwaga:
W razie konieczności, szczególnie gdy wykaz lub dowody potwierdzające czy usługi zostały wykonane należycie budzą wątpliwości Zamawiającego lub gdy z referencji albo z innego dokumentu wynika, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie, Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu.

4.3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły “spełnia/nie spełnia” na podstawie dokumentów i oświadczeń załączonych do oferty. Z treści załączonych oświadczeń i dokumentów winno jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia ww. warunki.

4.4. Wykonawca, który nie potwierdzi spełniania warunku, o których mowa w pkt 4.3. powyżej zostanie wykluczony z niniejszego postępowania.Oferta Wykonawcy wykluczonego podlega odrzuceniu.

5.              Opis przedmiotu zamówienia
 
5.1.W ramach świadczenia ATiK-u na rzecz Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do:
1)    Usuwania ewentualnych Wad w EOSiD zgodnie z Procedurą obsługi Wad, opisaną
w Załączniku nr 2 do Umowy, w następujących terminach:

a)                  W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego wystąpienia Błędu krytycznego uniemożliwiającego pracę w Systemie, Wykonawca usunie zgłoszony błąd w terminie
2 Godzin Roboczych godziny zgłoszenia wady;
b)                  W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego wystąpienia Błędu krytycznego
w Systemie, mimo którego możliwe jest jednak wykonywanie pracy w Systemie, Wykonawca usunie zgłoszony błąd w terminie 1 Dnia Roboczego od dnia zgłoszenia wady;
c)                   W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego wystąpienia Błędu niekrytycznego w Systemie, Wykonawca usunie zgłoszony błąd w terminie 3 Dni Roboczych od dnia zgłoszenia wady.

2)    Dokonywania uaktualnienia Dokumentacji w przypadku Aktualizacji lub Zmiany EOSiD wpływającej na jej treść. Uaktualnienie Dokumentacji będzie odbywało się na pisemny wniosek Zamawiającego.

3)    Udzielania pracownikom Zamawiającego konsultacji telefonicznych oraz pocztą elektroniczną w zakresie eksploatacji EOSiD.

4)    Wykonywania bieżących prac rozwiązujących zgłaszane problemy z funkcjonalnością Systemu.

5)    Zapewnienia stabilność działania Systemu dla środowiska www, bazy SQL, serwera plików.

6)    Zapewnienia optymalizacji Systemu pod kątem wydajności, szybkości pracy panelu, generowanych zapytań.

7)    Opracowania, dostarczenia i wdrożenia Aktualizacji EOSiD w ramach dostosowania go do zmieniających się przepisów powszechnie obowiązującego prawa, wewnętrznych procedur, regulacji Zamawiającego i do współpracy EOSiD ze sprzętem lub oprogramowaniem w stosunku do którego Zamawiającemu przysługują prawa (w tym licencje) do korzystania. Zapotrzebowanie na Aktualizacje będzie identyfikowane przez Zamawiającego. Aktualizacje będą zgłaszane do realizacji oraz realizowane zgodnie z Procedurą realizacji Aktualizacji opisaną w Załączniku nr 1 do Umowy. Za termin wykonania danej Aktualizacji uważa się datę odbioru końcowego dla tej Aktualizacji potwierdzoną drogą elektroniczną lub pisemną.  Aktualizacje te będą odbierane zgodnie z Procedurą odbioru opisaną w Załączniku nr 1 do Umowy w terminie uzgodnionym przez Strony dla każdej Aktualizacji indywidualnie, ale nie dłuższym niż 30 Dni Roboczych od dnia Zlecenia Aktualizacji do realizacji, przy czym, w uzasadnionych przypadkach, za pisemną zgodą Zamawiającego, termin ten może ulec przedłużeniu.

5.2. Do realizacji prac wskazanych w pkt 5.1. ppkt 2 - 6 Wykonywana przystąpi po akceptacji przez Zamawiającego wyceny.

5.3.Realizacja Aktualizacji, o której mowa pkt 5.1 ppkt 7 odbędzie się na zasadach opisanych w załączniku nr 1 do Umowy.

5.4.Rozliczanie usług nie będących Aktualizacją odbywać się będzie zgodnie z § 6 ust. 2 Umowy.  Zamawiającemu przysługuje prawo weryfikacji i akceptacji sposobu oraz czasochłonności wykonania przez Wykonawcę prac, który został przedstawiony przez Wykonawcę, w tym prowadzenia w tej sprawie ewentualnych negocjacji z Wykonawcą. Ostateczna akceptacja czasochłonności prac w zestawieniu należy do Zamawiającego.
 
6.         Termin wykonania zamówienia:
Termin realizacji zamówienia – od dnia zawarcia Umowy, jednak nie wcześniej niż od dnia
01.02.2018 r. do dnia 31.12.2018 r., lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia określonego
w Umowie, w zależności co nastąpi wcześniej.
 
7.              Miejsce i termin składania ofert:

7.1. Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 15  stycznia 2018 r. na adres e-mail: pawel.lesinski@krrit.gov.pl podając w temacie e-maila „Oferta na Asystę Techniczną
i Konserwację dla Systemu Obiegu Spraw i Dokumentów EOSID ”

7.2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania.

7.3. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz
z  upływem terminu składania ofert.

7.4. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. Oferta ze zmianami oprócz oznaczeń, jak w pkt 7.1. Zapytania, musi być dodatkowo oznaczona określeniem „Zmiana”. Wykonawca wycofując ofertę zobowiązany jest złożyć skan stosownego oświadczenia podpisany przez osobę upoważnioną do jego reprezentacji.

7.5. Oferty zostaną otwarte po upływie terminu wyznaczonego do składania ofert. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.

8.    Opis sposobu przygotowania oferty oraz sposób obliczenia ceny oferty

8.1.  Złożona oferta musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego.

8.2. Ofertę stanowi:
a)      wypełniony Formularz Oferty sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1    do Zapytania Ofertowego; 
b)      Wykaz usług sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;

8.3.  Ofertę należy złożyć w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. Oferty nieczytelne zostaną odrzucone. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedna ofertę.

8.4. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną we właściwym, dla formy organizacyjnej Wykonawcy, rejestrze lub zgodnie z pełnomocnictwem.

8.5.  W przypadku dołączenia do oferty wymaganych dokumentów sporządzonych w innym języku niż język polski, Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.

8.6. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

8.7. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferty, których treść Wykonawca zmieni po upływie terminu składania ofert, Zamawiający odrzuci.

8.8. Wykonawca wskaże w Formularzu Oferty (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) cenę brutto za realizację jednej Roboczogodziny. Przez Roboczogodzinę Zamawiający rozumie jednostkę miary pracochłonności wyrażająca normę ilościową pracy wykonanej przez jednego pracownika Wykonawcy w czasie jednej godziny zegarowej tj. 60 minut.

8.9. W cenie jednej Roboczogodziny winny być wliczone wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotowego zamówienia, w tym wszelkie rodzaju daniny publicznoprawne (np. podatki, składki itp.), koszty wycen, koszty dojazdu do zamawiającego bądź zakwaterowania osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia, koszty przeniesienia majątkowych praw autorskich, sporządzenia dokumentacji itp.

8.10.Walutą ceny oferty jest złoty polski. Zamawiający nie przewiduje stosowania walut obcych
w rozliczeniu.

8.11.Cena oferty musi być podana z dokładnością do 1 grosza, tj. do dwóch miejsc po przecinku (zasada zaokrąglenia – poniżej 5 należy końcówkę pominąć, powyżej i równe 5 należy zaokrąglić w górę).

8.12.Cena określona przez Wykonawcę jest ostateczna, nie będzie podlegała negocjacjom i zostanie ustalona na cały okres trwania Umowy, z zastrzeżeniem pkt. 9.3. Zapytania ofertowego.

8.13.Ustalenie prawidłowej stawki podatku VAT leży po stronie Wykonawcy . Zamawiający nie uzna za oczywistą omyłkę i nie poprawi błędnie ustalonej stawki podatku VAT.

8.14.Rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą prowadzone w złotych polskich.

8.15. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych przez Wykonawców.
 
9.     Opis kryterium, którym Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz podaniem znaczenia tego kryterium i sposobu oceny oferty.

9.1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium
         - cena jednej Roboczogodziny „C” –  waga 100%  (100% = 100 pkt).
         Maksymalną liczbę punktów w tym kryterium (100 pkt) otrzyma oferta Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę za jedną Roboczogodzinę podaną przez Wykonawcę w Formularzu Oferty (załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego) za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami opisanymi w Zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami, natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów obliczoną zgodnie z poniższym wzorem:

         C_n
C= --------   x 100 pkt
        C_o

gdzie:  C_n – najniższa cena za jedną Roboczogodzinę brutto spośród ocenianych ofert
              C_o –cena za jedną Roboczogodzinę brutto oferty ocenianej

 
Wykonawca, w tym kryterium może otrzymać maksymalnie 100 punktów.

9.2. Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

9.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji cenowych z dwoma Wykonawcami, którzy otrzymają największą liczbę punktów.

9.4. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ważnych ofert. Za ofertę najkorzystniejszą będzie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów przyznanych za kryterium cena.
 
10.   Zasady udzielenia zamówienia.

10.1.          Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w ofercie: oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych; z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek; innych oczywistych omyłek polegających na niezgodności oferty z Zapytaniem, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.

10.2.          W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień lub uzupełnień dotyczących dokumentów lub oświadczeń lub treści złożonych ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się o powyższe jedynie do Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza.

10.3.          Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
a)      Wykonawca, który złożył ofertę zostanie wykluczony z postepowania;
b)      Treść oferty jest niezgodna z treścią Zapytania ofertowego, z zastrzeżeniem pkt 10.1 powyżej,
c)       Wykonawca  w wyznaczonym terminie nie uzupełnił dokumentów lub oświadczeń bądź nie wyjaśnił treści oferty albo dokumentów/oświadczeń lub z treści oferty albo dokumentów/oświadczeń bądź udzielonych wyjaśnień przez Wykonawcy wynika, że oferta nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu
d)      z innych uzasadnionych przyczyn, np. gdy oferta jest nieważna na podstawie przepisów prawa.

10.4.  O odrzuceniu lub dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Wykonawców, którzy złożyli oferty przekazując stosowną informację na adres poczty elektronicznej lub faksu podany w ofercie. Brak skutecznego powiadomienia nie skutkuje nieważnością jakichkolwiek czynności podjętych przez Zamawiającego w toku postępowania.

10.5           Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, na każdym jego etapie, bez podawania przyczyn. Z tytułu unieważnienia postępowania nie przysługują Wykonawcom żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.

10.6           Wszelkie rozstrzygnięcia i czynności dokonane przez Zamawiającego są ostateczne.

10.7           Wykonawcom nie przysługuje prawo do wnoszenia jakichkolwiek środków odwoławczych od rozstrzygnięć i czynności Zamawiającego.

10.8           Niezależnie od wyników postępowania, Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane
z przygotowaniem i złożeniem oferty jak również nie przysługuje Wykonawcy prawo do jakichkolwiek roszczeń przeciwko Zamawiającemu.
 
11           Formalności konieczne do zawarcia umowy

11.1. Wykonawca przed zawarciem Umowy, zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu wszelkich danych niezbędnych do wypełnienia Umowy.

11.2. Wykonawca zobowiązuje się stawić w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego na zawarcie umowy.

11.3. W przypadku nie wywiązania się ze zobowiązania opisanego w pkt 11.1 i 11.2 Zamawiający ma zastrzega sobie prawo do zawarcia Umowy z kolejnym Wykonawcom, który otrzymał największą liczbę punktów lub do unieważnienia postępowania.